Datenschutzhinweise für Veranstaltungen

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Markus Kapun Marketing GmbH
Perschaweg 9
9530 Bad Bleiberg
Österreich
FN 596650b · Landesgericht Klagenfurt

Die aktuellen Kontaktmöglichkeiten sind im Impressum von TogetherOne veröffentlicht.

2. Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden insbesondere für folgende Zwecke verarbeitet:

• Anmeldung und Verwaltung von Teilnehmerplätzen
• Führung von Teilnehmer- und Wartelisten
• Organisation und Durchführung der Veranstaltung
• Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung
• Abwicklung von Check-ins und Teilnahmebestätigungen
• Sicherstellung eines geordneten und sicheren Ablaufs
• Organisation von Unterkunft, Verpflegung, Transport oder Eintritt
• Bearbeitung von Rückfragen, Änderungen, Absagen und Beschwerden
• Dokumentation berechtigter Community-Aktivitäten
• Vergabe von Community-Score-Punkten, soweit vorgesehen
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Abwehr rechtlicher Ansprüche

3. Verarbeitete Daten

Je nach Art der Veranstaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Mitgliedsnummer und Benutzerkennung
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Anmelde-, Wartelisten- und Teilnahmestatus
• Datum und Zeitpunkt der Anmeldung
• Check-in- und Anwesenheitsinformationen
• organisatorische Nachrichten und Rückmeldungen
• freiwillige Angaben zu Verpflegung oder besonderen Anforderungen
• freiwillige Angaben zu Allergien oder relevanten Einschränkungen
• Einwilligungsstatus für Foto- und Videoaufnahmen
• Foto- und Videoaufnahmen, soweit rechtmäßig
• Notfallkontakt, sofern freiwillig angegeben und erforderlich
• technische Protokolldaten bei digitaler Anmeldung oder Check-in

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere:

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags
• zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• auf Grundlage berechtigter Interessen an Organisation, Sicherheit und Nachweis
• auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen einer dafür geeigneten gesetzlichen Grundlage.

5. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Angaben, die für Anmeldung, sichere Durchführung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Angaben kann eine Teilnahme möglicherweise nicht angeboten werden.

Zusätzliche Angaben, etwa zu Verpflegungswünschen, Allergien, gesundheitlichen Besonderheiten oder Notfallkontakten, sind freiwillig, sofern sie nicht aus Sicherheitsgründen im konkreten Fall erforderlich sind.

6. Empfänger der Daten

Daten werden nur weitergegeben, wenn dies für Organisation, Durchführung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• interne Mitarbeitende von TogetherOne
• zuständige Projektleiter und Veranstaltungshelfer
• Veranstaltungsorte und Kooperationspartner
• Unterkunfts-, Catering-, Transport- oder Ticketdienstleister
• IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister
• Rettungsdienste oder Behörden in Notfällen
• gesetzlich berechtigte Behörden und Gerichte

Es werden jeweils nur jene Daten übermittelt, die für den konkreten Zweck tatsächlich erforderlich sind.

7. Ehrenamtliche Projektleiter und Helfer

Ehrenamtliche Projektleiter, Botschafter und Helfer erhalten nur jene Informationen, die sie für Organisation, Kommunikation und sichere Durchführung der jeweiligen Veranstaltung benötigen.

Sie dürfen Veranstaltungsdaten nicht für eigene Zwecke verwenden oder unbefugt an Dritte weitergeben und sind zur vertraulichen Behandlung verpflichtet.

Nach Abschluss der organisatorischen Aufgabe sind lokale Kopien oder Listen zu löschen oder an TogetherOne zurückzugeben, sofern keine weitere rechtmäßige Speicherung erforderlich ist.

8. Foto- und Videoaufnahmen

Vor einer Veranstaltung kann im Dashboard abgefragt werden, ob Teilnehmer in Foto- oder Videoaufnahmen einwilligen.

Zweck, Umfang, vorgesehene Veröffentlichungskanäle und Widerrufsmöglichkeiten werden vor der Auswahl transparent dargestellt.

Eine verweigerte Einwilligung verursacht keine Nachteile für die Mitgliedschaft oder Teilnahme.

Weitere Informationen enthält die gesonderte Bild- und Videoeinwilligung.

9. Gesundheitsbezogene Angaben

Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, Mobilität oder sonstigen relevanten Einschränkungen sollen nur mitgeteilt werden, wenn sie für eine sichere Teilnahme oder Organisation erforderlich sind.

Diese Angaben werden besonders vertraulich behandelt, nur zweckgebunden verwendet und nur jenen Personen zugänglich gemacht, die sie für die konkrete Veranstaltung benötigen.

TogetherOne führt keine medizinische Beurteilung durch. Teilnehmer bleiben für die Einschätzung ihrer gesundheitlichen Eignung selbst verantwortlich.

10. Check-in, QR-Codes und Teilnahmebestätigung

Für den Veranstaltungs-Check-in können Mitgliedsnummer, QR-Code, Benutzerkennung, Veranstaltungskennung, Datum, Uhrzeit und Teilnahmestatus verarbeitet werden.

Die Daten dienen der sicheren Zuordnung, Teilnehmerverwaltung, Missbrauchsvermeidung und – soweit vorgesehen – der Vergabe von Community-Score-Punkten.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Einzelne technische, Zahlungs- oder Kommunikationsdienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und erforderliche Schutzmaßnahmen oder geeignete Garantien bestehen.

12. Speicherdauer

Veranstaltungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Anmeldung, Durchführung, Nachbereitung, Sicherheit, Nachweise oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Nicht mehr erforderliche Teilnehmerlisten und organisatorische Detailangaben werden gelöscht oder anonymisiert.

Buchhaltungs-, Vertrags- oder Nachweisdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Einwilligungsnachweise werden so lange gespeichert, wie dies zum Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung erforderlich ist.

13. Datensicherheit

TogetherOne trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Veranstaltungsdaten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Zugriffe werden nach Rollen und Aufgaben beschränkt. Sensible Angaben sollen nicht in frei zugänglichen Listen oder ungeschützten Nachrichten verbreitet werden.

14. Deine Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung, sofern keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

In Österreich ist dies insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde.

16. Kontakt

Fragen zur Datenverarbeitung bei Veranstaltungen oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du über die im Impressum veröffentlichten Kontaktmöglichkeiten an die Markus Kapun Marketing GmbH richten.